Word belgeleri ekranda harika görünebilir, ancak ekranda çalışan her şey her zaman kağıt üzerinde de aynı şekilde çalışmaz. Belgenizi yazdırmadan önce, belgenizin tam olarak istediğiniz şekilde sunulacağından emin olmak için bu adımları takip edin.
Bu rehberdeki adımlar, Windows 11’deki Microsoft Word masaüstü uygulamasına yöneliktir. Ancak, bazı ipuçları web üzerinde veya diğer işletim sistemlerinde çalışan Word için de geçerli olacaktır.
Kağıt Boyutunuzun Yazıcınızla Eşleştiğinden Emin Olun Ekranda gördüğünüzle yazdırdığınızda elde ettiğiniz sonuçlar arasındaki tutarsızlığın nedenlerinden biri, Word belgenizin kağıt boyutuyla yazıcınızdaki kağıt boyutunun eşleşmemesi olabilir.
Örneğin, Word belgem ekranda normal kenar boşluklarıyla ve metin sayfanın altına kadar uzanmış halde böyle görünüyor.
Ancak, yazdırdığımda böyle göründü. Kenar boşluklarının çok büyük olduğunu ve metnin sayfanın altında kesildiğini fark edeceksiniz.
Bu, A5 kağıt boyutunda ayarlanmış bir Word belgesini yazdırdığım için oldu, oysa yazıcımda yalnızca A4 kağıt vardı. Kağıt boyutunu kontrol etmenin ve değiştirmenin bir yolu, Word belgenizde Düzen > Boyut menüsüne tıklamaktır.
Ardından, belgenizi yazdırmaya (Ctrl+P) gittiğinizde kağıt boyutunu yeniden kontrol edebilirsiniz. Öncelikle doğru yazıcının seçili olduğundan emin olun ve ardından Ayarlar menüsüne giderek sayfa boyutunuzu görün ve değiştirebilirsiniz.
Eğer baskınızın bir kısmı metni kesiyorsa, bu muhtemelen kenar boşluklarınızın yazıcınızın kabul edebileceğinden daha dar olduğu anlamına gelir. Bunu düzeltmek için Düzen > Kenar Boşlukları’na gidin ve “Normal” veya “Özel Kenar Boşlukları”nı seçin.
Gizli Beyaz Alanları Kontrol Edin Varsayılan olarak, Microsoft Word her sayfanın üst ve alt kenar boşluklarını, eklediğiniz başlık veya altbilgileri ve her sayfanın arasındaki fiziksel boşluğu gösterir. Buna “beyaz alan” denir.
Ancak, iki sayfa arasındaki boşluğa çift tıklarsanız, üst ve alt kenar boşlukları kaybolur, sadece doğal sayfa ayrımını hatırlatan soluk bir çizgi kalır.
Bu araç, paragraflarınıza daha fazla süreklilik kazandırarak uzun bir belgeyi gezmeyi kolaylaştırmak için ekranınızda kullanılır. Başka bir deyişle, kenar boşlukları hala oradadır, sadece gizlenmiştir. Yani, çalışmanızı yazdırdığınızda, kenar boşlukları hala yazdırılır, ekranınızda görünmeseler bile.
Belgenizi yazdırmadan önce beyaz alanların tekrar görünmesini isterseniz, soluk çizgiye çift tıklamanız yeterlidir, kenar boşluklarınız yeniden ortaya çıkacaktır.
Sayfalarınızı Önizleyin Eski Microsoft Word sürümlerinde, çalışmanızı yazdırdığınızda nasıl görüneceğini gösteren özel bir Baskı Önizleme seçeneği vardı. Microsoft, bu önizlemenin faydasını fark etti ve çalışmanızı yazdırmak istediğinizde bu önizlemeyi varsayılan görünüm olarak ekledi.
Ctrl+P tuşlarına bastıktan sonra, ilk olarak doğru yazıcıyı seçtiğinizden emin olun. Bu, baskı önizlemenizin, belirli yazıcınızın ne yazdırmayı planladığını doğru bir şekilde temsil etmesini sağlayacaktır.
Ardından, ekranın altındaki okları kullanarak çalışmanızı gözden geçirin ve nasıl görüneceğinden memnun olup olmadığınızı kontrol edin. Kağıt boyutunuz yazıcınızın kağıdıyla uyumluysa, önizleme belgenizin nasıl yazdırılacağını gösterecektir.
Yazdırma Düzeni Görünümünde Olduğunuzdan Emin Olun Belgenizin ekranda farklı görünmesinin bir başka nedeni, Yazdırma Düzeni görünümünde olmamanız olabilir.
Microsoft Word, şerit üzerindeki Görünüm sekmesinden erişilebilen farklı görünümler sunar.
Bu görünümlerden her birinin belirli bir amacı vardır. Örneğin, Taslak görünümü, daha verimli bir düzenleme sağlamak için tüm resimleri, başlıkları, altbilgileri ve sayfa sonlarını gizler. Önemli olan, farklı görünümlerin belgenizi çok farklı şekillerde görüntülemesi, yani ekranda gördüğünüz şeyin belgenizin yazdırıldığında nasıl görüneceğini temsil etmeyebileceğidir.
Adından da anlaşılacağı gibi, Yazdırma Düzeni görünümü, sayfa kenar boşluklarını, başlıkları, altbilgileri ve doğal sayfa sonlarını içerir, bu da belgenizin yazdırıldığında nasıl görüneceğini en yakından temsil eder.
Yazıcı Özelliklerini Kontrol Edin Aşağıdaki yazdırma sorunları, yazıcınızın özelliklerini kontrol ederek çözülebilir:
Baskınız siyah beyaz (gri tonlama) çıkıyor, oysa renkli kullanmışsınız. Metin ve resimler, ekranda olduğundan daha düşük kalitede kağıda yazdırılıyor. Her yazdırılan sayfa, ekrandaki belgenizden birden fazla sayfa içeriyor. Yazıcı Özelliklerine erişmek için Ctrl+P tuşlarına basın, doğru yazıcıyı seçin ve ardından “Yazıcı Özellikleri”ne tıklayın.
Açılan iletişim kutusunun düzeni, kullandığınız yazıcıya bağlı olarak değişecektir. Ancak, seçenekleri gözden geçirir ve farklı sekmeleri tıklarsanız, yukarıda listelenen sorunlarla karşılaşırsanız ihtiyacınız olan özellikleri bulacaksınız.
İşaretlemeyi Göster veya Gizle Word belgeleri, ayarlarınıza bağlı olarak, yazdırıldığında görünmeyebilecek yorumlar veya işaretler içerebilir.
Bu örnekte, çalışma, Word’ün Değişiklikleri İzle seçeneği aracılığıyla kaldırılmış bir satır ve ilk paragrafın başına bir not olarak eklenmiş bir yorum içeriyor. Bu seçeneklerin her ikisi de şeritteki Gözden Geçir sekmesinden erişilebilir.
Ancak, bu değişiklikler—işaretlemeler olarak bilinir—yalnızca Word’e bunun olmasını istediğinizi açıkça belirttiğinizde baskınızda gösterilecektir. Bunu yapmak için, Ctrl+P tuşlarına bastıktan sonra “Ayarlar” açılır menüsünü açın ve “İşaretlemeleri Yazdır”ı kontrol edin.
Baskı ekranının sağ tarafındaki önizleme, bu işaretlemelerin yazdırıldığında nasıl görüneceğini şimdi size gösterecektir.
Bu işaretlemeleri yazdırırken, zaman ve tarih kaldırılır ve kişinin tam adı yerine baş harfleri kullanılır. Bu basitleştirilmiş işaretlemeler, tüm yorumların her yazdırılan sayfada doğru yerde yer alabilmesi anlamına gelir. Ayrıca, Word’ün yorumları, sayfanızın sağ tarafında gri bir panelde yazdırılır. Ekranda yorumların nasıl göründüğünü tam olarak yeniden oluşturmak, bir ekran görüntüsü almadıkça mümkün değildir.
Diğer Yazdırma Seçeneklerini Gözden Geçirin Son olarak, Microsoft Word, belgenizin istediğiniz şekilde yazdırılmasını sağlamak için daha fazla seçenek sunar. Word Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için Dosya > Seçenekler’e tıklayın ve “Görüntüle” seçeneğini tıklayın. Ardından, aşağıdaki Yazdırma Seçenekleri menüsündeki seçimleri gözden geçirin:
Word’de Oluşturulan Çizimleri Yazdır: Bu işaretli değilse, Word, ekranınızda şekillerin ve metin kutularının göründüğü yerlerde boş kutular yazdırır. Arka Plan Renklerini ve Resimlerini Yazdır: Arka plan renginiz veya resimleriniz yazdırılmıyorsa, bu seçeneği işaretlediğinizden emin olun. Word bu kutuyu varsayılan olarak işaretlemez, çünkü yazdırma hızınızı optimize etmeye ve mürekkep tasarrufu sağlamaya çalışır! Belge Özelliklerini Yazdır: Bu seçenek işaretlendiğinde, Word, belgenin adı, yazarı, kelime sayısı ve diğer özellikleri içeren ayrı bir sayfa yazdırır. Gizli Metni Yazdır: Gizli metin ekranınızda görünmese de, bu seçeneği işaretlediğinizde yazdırmada görünecektir. Yazdırmadan Önce Alanları Güncelle: Bu seçeneği işaretlemek, Word belgenizde değişikliklere tabi olan alanların—örneğin hesaplamalar, içindekiler tablosu veya bugünün tarihi—yazdırmadan önce otomatik olarak güncellenmesini sağlar. Yazdırmadan Önce Bağlantılı Verileri Güncelle: Word belgeniz başka bir dosyadan alınan bağlantılı bilgi parçacıkları içeriyorsa, bu seçeneği işaretlemek, programın bu verilerin en son sürümünün baskınızda görüntülendiğinden emin olmasını sağlar.