EBYS Sistemine Giriş
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumların tüm belge yönetim süreçlerini elektronik ortamda yürütmesini sağlayan bir sistemdir. EBYS, belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasını, kaydedilmesini, saklanmasını, dağıtımını, takibini ve arşivlenmesini sağlar.
EBYS, kurumların belge yönetim süreçlerinde verimliliği ve etkinliği artırmayı amaçlar. EBYS sayesinde, belgeler daha hızlı ve kolay bir şekilde oluşturulabilir, saklanabilir ve dağıtılabilir. Ayrıca, EBYS sayesinde belgeler daha güvenli bir şekilde saklanabilir ve arşivlenebilir.
EBYS, kamu kurumları, özel sektör kuruluşları ve eğitim kurumları gibi farklı kurumlar tarafından kullanılabilir. EBYS, kurumlara aşağıdaki faydaları sağlar:
- Verimliliği ve etkinliği artırır.
- Belgelerin güvenliğini artırır.
- Belgelerin maliyetini azaltır.
- Çevreye dosttur.
EBYS Sistemine Giriş Şartları
EBYS sistemine giriş için, öncelikle kullanıcı adı ve şifre edinilmesi gerekir. Kullanıcı adı ve şifre, kurumun ilgili biriminden temin edilebilir.
Kullanıcı adı ve şifre edindikten sonra, EBYS sistemine giriş yapmak için aşağıdaki adımlar takip edilir:
- EBYS sisteminin web sitesine gidilir.
- Giriş ekranında kullanıcı adı ve şifre girilir.
- Giriş butonuna tıklanır.
Giriş işleminin başarılı olması durumunda, kullanıcı EBYS sistemine giriş yapmış olur.
EBYS Sistemine Giriş Yöntemleri
EBYS sistemine giriş için farklı yöntemler kullanılabilir. Bu yöntemler, kurumun kullandığı EBYS sistemine göre değişiklik gösterebilir.
Genel olarak kullanılan EBYS giriş yöntemleri şunlardır:
- Kimlik doğrulama sistemi: Bu yöntemde, kullanıcının kimliği, şifre, parmak izi, yüz tanıma gibi kimlik doğrulama yöntemleri kullanılarak doğrulanır.
- E-posta doğrulama: Bu yöntemde, kullanıcının e-posta adresine gönderilen doğrulama kodu girilerek giriş yapılır.
- SMS doğrulama: Bu yöntemde, kullanıcının cep telefonuna gönderilen doğrulama kodu girilerek giriş yapılır.
EBYS Sisteminin Kullanımı
EBYS sistemine giriş yaptıktan sonra, sistemin temel işlevlerini kullanabilmek için eğitim alınması gerekir. Eğitimler, kurumun ilgili biriminden temin edilebilir.
EBYS sisteminin temel işlevleri şunlardır:
- Belge oluşturma: EBYS sisteminde, yeni belgeler oluşturulabilir. Belge oluştururken, belgenin türü, konusu, ilgili kişiler ve tarih gibi bilgiler girilir.
- Belge kaydetme: Oluşturulan belgeler, EBYS sisteminde kaydedilir. Belge kaydederken, belgenin adı, dosyası ve kategorisi gibi bilgiler girilir.
- Belge arama: EBYS sisteminde, kayıtlı belgeler aranabilir. Belge aramak için, belgenin adı, konusu, ilgili kişiler ve tarih gibi bilgiler kullanılabilir.
- Belge dağıtma: EBYS sisteminde kayıtlı belgeler, diğer kullanıcılara dağıtılabilir. Belge dağıtırken, belgenin alıcısı, tarihi ve konusu gibi bilgiler girilir.
- Belge takibi: EBYS sisteminde, kayıtlı belgelerin takibi yapılabilir. Belge takibi yaparken, belgenin durumu, tarihi ve ilgili kişiler gibi bilgiler görüntülenebilir.
- Belge arşivleme: EBYS sisteminde kayıtlı belgeler, arşivlenebilir. Belge arşivlenirken, belgenin arşivlendiği tarih ve kategori gibi bilgiler girilir.
EBYS Sisteminin Faydaları
EBYS sistemi, kurumlara aşağıdaki faydaları sağlar:
- Verimliliği ve etkinliği artırır. EBYS sayesinde, belgeler daha hızlı ve kolay bir şekilde oluşturulabilir, saklanabilir ve dağıtılabilir. Bu da, kurumların belge yönetim süreçlerinde verimliliği ve etkinliği artırır.
- Belgelerin güvenliğini artırır. EBYS sayesinde, belgeler daha güvenli bir şekilde saklanabilir. Bu da, kurumların belge güvenliğini artırır.
- Belgelerin maliyetini azaltır. EBYS sayesinde, kurumların belge yönetim süreçlerinde kullanılan kağıt, toner, faks ve posta gibi maliyetler azalır.
- Çevreye dosttur. EBYS sayesinde, kurumların belge yönetim süreçlerinde kullanılan kağıt ve toner gibi malzemelerin kullanımı azalır. Bu da, çevreye dost bir uygulamadır.
Sonuç olarak, EBYS sistemi, kurumların belge yönetim süreçlerini verimli, güvenli ve maliyet etkin bir şekilde yürütmesini sağlayan bir sistemdir. EBYS, kamu kurumları, özel sektör kuruluşları ve eğitim kurumları gibi farklı kurumlar tarafından kullanılabilir.